Jobs

Der BdB führt im Laufe eines jeden Jahres eine Reihe von Veranstaltungen durch, die sich zum einen an eine breite Öffentlichkeit richten (Jahrestagung, Fachkonferenzen), zum anderen handelt es sich um turnusmäßige Sitzungen von Verbandsorganen und Gremien wie Vorstand oder Qualitätsbeirat.

Als Mitarbeiter*in für Veranstaltungsmanagement obliegt Ihnen die Administration und Organisation ausgewählter Bestandteile dieser Veranstaltungen. Auf dieser Stelle sind zudem einige besondere Verwaltungsaufgaben wie Versicherungs- und Mietangelegenheiten angesiedelt.

Ihre Aufgaben:

Veranstaltungsmanagement

• Digitale und analoge Entgegennahme, Erfassung und Bearbeitung von Anmeldungen
• Suche nach und Buchung von Veranstaltungsräumen in Tagungseinrichtungen und Hotels
• Abfrage und Aufnahme von Übernachtungs- und Veranstaltungsbedarfen der Teilnehmer*innen
• Kommunikation mit Teilnehmer*innen, insbesondere Vorstands-, Beiratsmitgliedern, Gästen, Veranstaltungsreferent*innen und Mitarbeiter*innen des BdB
• Buchung von Übernachtungen (insbesondere für die Jahrestagung, Vorstands- und Beiratssitzungen)
• Klärung technischer Anforderungen
• Kommunikation mit Tagungseinrichtungen und -hotels zu Veranstaltungsabläufen
• Organisation von Rahmenprogrammen

• Mitwirkung an der jährlich stattfindenden Jahrestagung (4 Tage extern)

  Besondere Verwaltungsaufgaben

• Verbandsversicherungen und Altersvorsorgeverträge
• Mietangelegenheiten
• Verwaltung der Urlaubs-, Krankheits- und Arbeitszeitaufzeichnungen
• Übernahme von Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung

Ihr Profil:

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Veranstaltungskauffrau*-mann, Verwaltungskauffrau*-mann oder vergleichbar
• Mindestens dreijährige Berufserfahrung im Eventmanagement, als Geschäftsführungsassistenz o.ä.
• Gute Kenntnisse im Veranstaltungs- und Teilnehmer*innenmanagement
• Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit zur Einarbeitung in neue Themengebiete
• Gute Kenntnisse im Umgang mit allen Office-Anwendungen
• Gute Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken (CRM)
• Hohe kommunikative Kompetenz und gutes sprachliches Ausdrucksvermögen
• Schnelle Auffassungsgabe und Einarbeitung in neue Themen
• Selbstständige, service- und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit

Wir bieten:

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Vergütung nach Entgeltgruppe E9a (TV-AVH)
• Zentrale Lage in Hamburg
• Nach Absprache flexible Arbeitszeiten
• Option für Homeoffice
• 30 Tage Urlaub
• Sozialleistungen wie Altersvorsorge und ÖPNV-Zuschuss

Ihre Bewerbung:

Haben wir Ihr Interesse an einer vielseitigen und abwechslungsreichen Tätigkeit geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an bewerbungen@bdb-ev.de. Für Rückfragen steht Ihnen Judith Grabe-Scholl unter Telefon 040/386 290 393 zur Verfügung.

Ihre Aufgaben:

• Empfang / Besucherbetreuung
• Telefondienst
• Telefonische Erstberatung zum Berufseinstieg und zur Verbandsmitgliedschaft
• Bearbeitung der Postein- und -ausgänge
• Ansprechpartner*in für Haustechnik und andere technische Angelegenheiten
• Einkauf von Verbrauchsmaterial und Kleingeräten
• Organisation von internen Veranstaltungen, Unterstützung bei der Vorbereitung von externen Veranstaltungen
• Reisemanagement für Mitarbeitende und Verbandsfunktionäre
• Umsetzung von Arbeitsschutz und Brandschutzmaßnahmen wie Prüfung von Elektrogeräten, Feuerlöschern und Schaltschränken
• Ansprechpartner*in für Betriebsärztin, externe Fachkraft für Arbeitssicherheit und weitere Dienstleister
• Schadensmeldung und -regulierung mit den Versicherungsdienstleistern
• Mitwirkung an der einmal jährlich stattfindenden Verbandstagung (4 Tage extern)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Bürokauffrau*-mann Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbar
• Mindestens dreijährige einschlägige Berufserfahrung
• Gute Kenntnisse und Erfahrungen in der Büroorganisation
• Gute Kenntnisse und Erfahrungen in der telefonischen Kommunikation
• Gute Kenntnisse im Umgang mit allen Office-Anwendungen
• Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken/CRM-Systemen
• Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit zur Einarbeitung in neue Themengebiete
• Hohe kommunikative Kompetenz und sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen
• Selbstständige, service- und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit

Wir bieten:

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Vergütung nach Entgeltgruppe E6 (TV-AVH)
• Zentrale Lage in Hamburg
• Nach Absprache flexible Arbeitszeiten
• Option für Homeoffice
• 30 Tage Urlaub
• Sozialleistungen wie Altersvorsorge und ÖPNV-Zuschuss

Ihre Bewerbung:

Haben wir Ihr Interesse an einer vielseitigen und abwechslungsreichen Tätigkeit geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an bewerbungen@bdb-ev.de. Für Rückfragen steht Ihnen Dr. Harald Freter unter Telefon 040/386 290 35 zur Verfügung.